KeyPartner Strategy ha affiancato il proprio Cliente, un istituto bancario italiano, in un percorso volto a ottimizzare la gestione del portafoglio di progetti. Le nuove procedure sono gestite secondo un processo ottimizzato e attraverso una soluzione digitale che crea automazione e sviluppa sinergie tra tutte le parti coinvolte.
L’obiettivo: uniformare e ottimizzare la gestione dei progetti
L’esigenza che ha dato il via alla collaborazione tra KeyPartner Strategy e l’istituto era quella di razionalizzare e uniformare la gestione di un portafoglio di circa 80 progetti.
Tre i livelli coinvolti:
- la gestione operativa, assegnata a molteplici Project Manager (PM) appartenenti alle varie unità aziendali;
- la governance dell’intero portfolio, assegnata a una struttura PMO (Program Management Office) la cui mission è garantire il monitoraggio di tutti i progetti e fornire report dettagliati alla Direzione Generale;
- la Direzione Generale stessa, attenta ai risultati e all’avanzamento del portafoglio di progetti.
Gestire in modo efficiente un portafoglio di progetti richiede uniformità e ottimizzazione delle procedure usate dagli attori in campo, con tanto di sviluppo di sinergie virtuose. KeyPartner Strategy è stata incaricata di raggiungere questo obiettivo.
Dalla cultura alla scarsa visibilità sui progetti: le sfide
La situazione di partenza presentava aree di miglioramento sia in termini di cultura di project management, che di procedure e strumenti utilizzati.
A livello di gestione operativa (PM) non esisteva una vera e propria standardizzazione, con conseguente impiego di strumenti e approcci eterogenei, a seconda dell’esperienza e delle preferenze dei singoli PM. In questo modo, l’ufficio di Program Management (PMO) non poteva accedere in tempo reale a dati aggiornati sui vari progetti, limitandosi a richiedere (via telefono o email) informazioni specifiche che venivano integrate ciclicamente in un Masterplan, da cui poi venivano estratte – sempre ciclicamente – le informazioni utili da presentare alla Direzione Generale.
La situazione appena descritta, frutto di processi e consuetudini sedimentate negli anni, dava adito a molteplici inefficienze, ma soprattutto a un effort molto elevato al livello intermedio, quello del PMO, che era perennemente alla ricerca di informazioni e impossibilitato a garantirne l’attendibilità, a causa di potenziali errori nelle fasi di rilevazione e di comunicazione dei dati.
Revisione dei processi e la piattaforma tecnologica
KeyPartner Strategy ha operato lungo due direttrici:
- il reengineering dei processi
- la configurazione di una piattaforma software no-code che oggi è usata da tutte le strutture coinvolte e che, di fatto, ha eliminato le procedure manuali (richiesta di dati destrutturati, inserimento manuale…) in essere fino a ieri.
L’attività di reengineering, assolutamente centrale, ha coinvolto l’analisi della situazione in essere, la riprogettazione e la standardizzazione dei processi nelle tre fasi della pianificazione, dell’aggiornamento e del monitoraggio dei progetti.
La fase di pianificazione, in particolare, richiede molteplici interazioni tra gli attori e la condivisione assidua di informazioni tra il livello operativo e il PMO; per questo motivo, è stata definita una procedura efficiente che supera le limitazioni in essere e integra tutti gli step necessari, dall’apertura della scheda progetto da parte del PM al workflow approvativo da parte dello sponsor e dell’IT (che prima non sempre era coinvolto), ma anche l’aggiornamento automatico del Masterplan e la successiva messa a disposizione del template di piano di progetto da parte del PMO, la notifica e il nuovo coinvolgimento dei PM per la compilazione del piano stesso.
La soluzione proposta prevede la gestione dell’intero iter di processo all’interno di una sola piattaforma tecnologica che si occupa di tracciare l’avanzamento delle varie fasi, automatizzare alcune attività e, cosa tutt’altro che secondaria, di fornire visibilità a tutti gli attori coinvolti.
Più efficienza e visibilità, meno costi
Oggi, tutti i PM usano la stessa piattaforma, moderna e semplice da governare, per la gestione operativa dei progetti. Oltre alle automazioni, che di per sé accelerano il lavoro, sono soprattutto la standardizzazione e l’uniformità in tutta l’azienda a costituire il principale valore aggiunto.
La stessa piattaforma, ovviamente, è usata anche nelle fasi di aggiornamento dei progetti e di monitoraggio. I PM aggiornano facilmente ed in totale autonomia i dati di progetto. Il PMO tiene traccia in tempo reale dell’avanzamento sul Masterplan e può acquisire informazioni dai singoli diagrammi di Gantt.
Rispetto alla situazione precedente, i vantaggi non si esauriscono nell’automazione e nella tracciabilità: oggi, il PMO ha diretto accesso ai dati di suo interesse che vengono automaticamente integrati nel Masterplan senza alcun effort di reperimento del dato sul singolo progetto e può ottenere informazioni avanzate come la probabilità di ritardo del singolo progetto. La possibilità di accedere ai dati in tempo reale anche da dispositivi mobile è un ulteriore plus della soluzione.
Infine, ma non per importanza, la piattaforma funge da sistema direzionale, ovvero integra delle dashboard con KPI utili e consultabili in qualsiasi momento dalla Direzione Generale, come la percentuale di progetti in ritardo, la distribuzione progetti sugli owner e molto altro.
Ottimizzazione del processo e la potenza del digitale
Gli effetti benefici del lavoro svolto da KeyPartner Strategy dipendono dalla somma di due fattori: l’ottimizzazione dei processi e lo sfruttamento delle potenzialità del digitale.
Il primo dà uniformità alle procedure, ne garantisce l’efficienza, la standardizzazione e la fluidità, mentre il digitale accelera tutte le attività interne, dà visibilità, mette in contatto gli attori coinvolti e crea quella sinergia di cui si è detto inizialmente.
Tra i benefici concreti segnaliamo poi la riduzione degli errori e, soprattutto, dell’effort a livello di PMO, ma anche ottima reattività nell’offrire informazioni alla Direzione, la capacità di intervenire con tempestività sui progetti, l’immediata identificazione di varie problematiche e, ovviamente, un livello di efficienza operativa prima del tutto sconosciuto.
