Nelle attività di Project Management, le aziende affrontano sfide significative legate all’efficienza, alla coerenza e alla visibilità dei progetti. Con l’aumento della complessità e del numero delle iniziative progettuali, è fondamentale disporre di metodologie e strumenti per razionalizzare ed efficientare ogni fase.
Questo vale sia per i progetti strategici esterni che per le attività interne. La mancanza di un framework strutturato e di strumenti per gestire e integrare dati da diverse fonti può causare inefficienze operative, ritardi e difficoltà nel monitoraggio dei progetti.
L’adozione di strumenti avanzati e un processo di efficientamento centrato sulle persone possono ridurre le inefficienze e liberare i talenti da attività a basso valore aggiunto e time consuming. Un esempio di come ottenere maggiore efficienza nella gestione dei task relativi al Project Management è il progetto realizzato da KP Strategy per un cliente del settore finanziario. Il progetto si è sostanziato nell’implementazione di un framework di Project Management.
Ottimizzazione del Project Management: una soluzione personalizzata per l’efficienza aziendale
L’azienda, un istituto bancario italiano, presentava alcuni problematiche legate all’attività di Project Management dovute sia all’ampiezza del portafoglio progetti gestito – circa 90 progetti che coinvolgono circa 200 persone -, che negli strumenti che venivano impiegati.
Le varie fasi della gestione dei progetti, infatti, spesso erano gestite con tool poco efficienti e procedure manuali che limitavano la capacità di monitoraggio dei progetti.
KP Strategy aveva realizzato già un progetto presso il cliente volto a implementare un nuovo processo per la gestione del portafoglio progetti, introducendo la piattaforma Smartsheet come strumento di gestione, migliorando significativamente l’approccio della banca al Project Management.
Framework di project manager, un “toolbox” per efficientare la gestione dei progetti
L’approccio di Key Partner Strategy al progetto è stato strutturato e metodologico, mirato a introdurre un framework di gestione dei progetti ed i relativi strumenti a supporto. In primo luogo, sono state formalizzate le fasi e le macro-attività del Project Management basandosi sulla normativa ISO 21500 e sul framework PMI, creando un processo strutturato e chiaro per la gestione del portafoglio progetti.
Successivamente, sono stati identificati e analizzati gli strumenti potenzialmente utili per il cliente in ogni fase progettuale. La classificazione degli strumenti è stata eseguita in base alla loro utilità e alla complessità del progetto, distinguendo tra strumenti base, da utilizzare sempre, e strumenti avanzati, da impiegare solo in progetti più complessi.
Questo ha portato allo sviluppo e alla condivisione del “PM Toolbox”, una sorta di cassetta degli attrezzi per il Project Management che includeva standard e template documentali per supportare i project manager nelle varie fasi del ciclo di vita di un progetto. Questi strumenti sono stati quindi implementati su Smartsheet, migliorando la condivisione delle informazioni e l’efficienza attraverso l’attivazione di workflow automatici.
Ottimizzazione del tempo e riduzione dell’effort: persone e tecnologie per un Project Management efficiente ed efficace
Vantaggi conseguiti non solo dalla revisione del framework di Project Management, ma anche dall’approccio alla gestione del cambiamento promosso da KP Strategy.
Particolare attenzione, infatti, è stata dedicata al coinvolgimento attivo delle persone chiave nei processi di cambiamento. Sessioni di formazione e supporto pratico sono state organizzate per i project manager del cliente, garantendo che gli strumenti venissero effettivamente utilizzati e integrati nelle pratiche operative quotidiane.
Questo approccio ha permesso all’istituto bancario di ottimizzare il tempo dei project manager, consentendo loro di concentrarsi sull’avanzamento dei progetti piuttosto che sulle attività burocratiche, migliorando così l’efficientamento aziendale. Agendo su questo framework, l’azienda è riuscita a ridurre del 20% l’effort legato alle attività dei PM.
Efficientare la gestione dei progetti della direzione IT: una dashboard per gestire al meglio risorse e processi
Un’altra area di intervento ha invece riguardato la direzione digital dell’azienda che non solo aveva una maggiore familiarità con il lavoro per progetti, ma disponeva anche di un numero maggiore di progetti interni.
Proprio per questo, il personale aveva evidenziato alcune criticità legate agli strumenti di reporting e alle dashboard che venivano impiegati, che non restituivano un’analisi completa sulle attività del team e sull’effort richiesto.
Per risolvere queste criticità, sono state intraprese due azioni principali. In primo luogo, è stata creata una dashboard estesa che include tutti i progetti della direzione IT, non solo quelli strategici. In secondo luogo, i dati sui progetti sono stati integrati con informazioni relative ad altre attività della direzione, come le piccole evolutive (change), i ticket di supporto e l’effort, cioè la misurazione del tempo dedicato dalle risorse alle varie attività.
Integrazione dei dati e ottimizzazione delle risorse con il framework e la dashboard di Project Management
Per la rendicontazione del tempo dei tempi dedicati alle attività dei progetti, è stato utilizzato lo strumento Resource Management di Smartsheet, mentre per le attività non native su Smartsheet, i dati sono stati ereditati da altri sistemi. Questo ha permesso di ottenere una visione completa e integrata delle attività, utile per la pianificazione e la gestione delle risorse.
Il nuovo sistema ha portato notevoli benefici. Prima del progetto, l’azienda doveva dedicare una risorsa a tempo pieno per raccogliere e omogeneizzare i dati provenienti da diversi sistemi, utilizzando strumenti come Excel e PowerPoint.
Ora, grazie alla dashboard integrata, queste informazioni sono disponibili in tempo reale, riducendo significativamente il carico di lavoro manuale e migliorando l’efficienza operativa. Questo consente alla direzione di pianificare meglio le risorse e di prendere decisioni basate su dati aggiornati e accurati.
